Un sistema de gestión de flotas es aquél que permite obtener la posición en tiempo real de un conjunto de vehículos, y enviarla a un lugar centralizado donde es almacenada y procesada para ofrecer varias funcionalidades al usuario final.
El seguimiento de los vehículos en tiempo real y el uso de herramientas avanzadas aportan numerosas ventajas que se traducen directamente en la mejora de la eficiencia y costes, tales como el control de kilometraje, la optimización de rutas, evitar el uso indebido de los vehículos, una mayor seguridad o menores pérdidas por robo, entre muchas otras.
He comprobado que en los últimos años ha tenido lugar una proliferación de soluciones tecnológicas aplicables en un gran número de sectores (flotas profesionales, de servicio público, transporte de viajeros, transporte de mercancías, vehículos particulares, sector náutico, compañías aseguradoras, asistencia en carretera, etc.), y que ofrecen un amplio abanico de funcionalidades (visualización en mapas, gestión de rutas, generación de informes, alertas, antirrobo, etc.).
Todas ellas han sido construidas con el objetivo de garantizar unas condiciones óptimas en cuanto a rendimiento y fiabilidad. Para ello, es preciso concentrar todos los esfuerzos en el diseño de los siguientes elementos clave:
1. El Localizador móvil: Es el dispositivo físico de localización de cada unidad, que calcula las coordenadas geográficas vía GPS y las envía al sistema central. Es el elemento más importante del sistema, ya que si no es lo suficientemente robusto ante las condiciones del entorno, todo dejará de funcionar. La elección del localizador móvil no es trivial, y son necesarias completas baterías de pruebas para garantizar su buen funcionamiento y disponibilidad. Además, es muy importante identificar el lugar óptimo de colocación en el vehículo (normalmente debe estar oculto y fijado al activo de valor).
2. El sistema de comunicaciones: Este sistema gestiona la comunicación entre los localizadores y los servidores del Centro de Control. Las soluciones que podemos encontrar en el mercado permiten la comunicación mediante GSM y/o GPRS. Cada una de estas tecnologías tiene ventajas e inconvenientes que hay que tener muy en cuenta a la hora de diseñar el sistema. Si las combinamos de forma adecuada y utilizamos los protocolos de comunicaciones de forma eficiente podremos monitorizar nuestra flota de vehículos con un buen equilibro entre conectividad, precisión y costes.
3. El Centro de Control: Este sistema clasifica las posiciones que llegan según el dispositivo del que procedan, las almacena en una base de datos y las representa al usuario mediante una interfaz gráfica. La visualización de la posición debe ser reconocida de inmediato para poder reaccionar al debido tiempo, lo cual es crítico en algunas situaciones (emergencias, robos, etc.).
Para ello, debemos dotar al Centro de Control de un Sistema de Información Geográfica o GIS, que aporte bases cartográficas actualizadas sobre las que mostrar la información de la flota, y que permita la construcción de capas que muestren los puntos de interés para cada tipo de usuario (por ejemplo: almacenes, estaciones eléctricas, gasolineras, etc.), simplificando el seguimiento y el acceso a los datos en todo momento.
Aunque algunas organizaciones prefieren contar con un sistema de gestión onsite, las soluciones posicionadas en el Top of Mind del mercado son de tipo SaaS (Software as a Service), es decir, el usuario puede acceder al Centro de Control en cualquier momento y desde cualquier lugar, ya que lo hace a través de Internet, no necesitando invertir en infraestructura.
Para que un sistema de gestión de flotas de vehículos tenga éxito, es necesario además ofrecer servicios post-implantación para resolver las incidencias que tengan lugar durante la explotación del sistema, ya sea en el equipamiento o en el software.