En primer lugar será necesario crear el horario.

Éste puede ser general, compartido por varios empleados o departamentos o individual para un empleado concreto.

Para ello, accedemos a Empleados -> Gestión Horaria -> Horarios, creamos un nuevo horario y establecemos la hora de inicio y fina y los días de la semana a los que aplica.

En el caso de que ese horario aplique a un rango de fechas concretas habrá que especificarlo en los campos fecha inicio y fecha fin.

Es importante asegurarse de que todos los días en los que el empleado trabaje estén cubiertos.

Una vez hemos creado el horario debemos asignárselo a los empleados, para ello accedemos a su ficha y lo seleccionamos desde el campo “Working Hours”.

Los permisos de los empleados solo pueden ser modificados por un responsable de la entidad.

Para ello, se debe acceder a la ficha del empleado y pulsar el botón PERMISOS:

A continuación, se indican los permisos recomendados para cada perfil y las acciones permitidas.

• Empleado. Puede revisar sus asistencias y solicitar ausencias como las vacaciones.
  • Módulo empleado -> Permiso empleado
  • Módulo ausencias -> Permiso vacío
  • Módulo asistencias -> Permiso asistencia manual
• Responsable primer nivel. Puede aprobar o rechazar ausencias y revisar sus asistencias.
  • Módulo empleado -> Permiso Empleado RRHH
  • Módulo ausencias -> Permiso Empleado RRHH
  • Módulo asistencias -> Permiso asistencia manual
• Responsable segundo nivel. Puede validar o rechazar ausencias y corregir asistencias.
  • Módulo empleado -> Permiso responsable
  • Módulo ausencias -> Permiso responsable
  • Módulo asistencias -> Permiso responsable

Para el correcto cálculo del cómputo de horas trabajadas es necesario registrar los festivo anuales. Para ello, con perfil de responsable es necesario acceder a Ausencias -> Calendario laboral y crear uno para el año en curso.

En primer lugar tendremos que indicar el año del calendario y el país.

Posteriormente, tendremos que registrar cada uno de los festivos del año, indicando el día y el nombre. En el caso de que se trate de un festivo local o provincial, deberemos indicarlo en las provincias relacionadas. Si se le indica a un día festivo una provincia, solo se le aplicará a los empleados cuyo centro de trabajo esté en esa provincia.

En el caso de que no se especifique ninguna provincia, el día festivo se aplicará a todos los empleados.

Para dar de alta a un empleado nos iremos al menú Empleados y pulsaremos en el botón CREAR.

En la siguiente ficha podremos rellenar la información del empleado, como su responsable, el departamento o su teléfono. Únicamente es obligatorio su nombre y el correo electrónico.

Una vez que le demos a guardar, se le enviará un correo electrónico de invitación al empleado para poder entrar en la aplicación.

Si se recibe desde el banco un extracto donde una de sus transacciones es el cobro o el pago de varias facturas de cliente o proveedor respectivamente y todos ellos están fraccionados, es decir, la transacción refleja el cobro o el pago de varias facturas de forma parcial.

Para dar respuesta a esta peculiaridad se propone seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Conciliar la transacción desde el extracto bancario

1. Clic sobre el triangulo que te señalado en la imagen.
2. Introducir la cuenta de cliente o proveedor (la misma que la de la factura) y el importe fraccionado de la factura. Es importante que en la descripción se ponga la referencia de la factura que se está cobrando o pagando pues será de mucha ayuda posteriormente.

Estos dos pasos por cada factura fraccionada hasta cubrir el 100% del importe de la transacción.

Si todas las facturas tienen la misma cuenta solo tenéis que hacer los pasos anteriores una única vez.

¿Hasta ahora qué se ha hecho? Pues se ha movido el dinero de banco para la cuenta o las cuentas de cliente o proveedor y solo nos queda conciliar las facturas.

Paso 2: Conciliar las facturas

1. Se debe entrar a cada una de las facturas cobradas o pagadas para identificar las cuentas contables que debemos conciliar. En caso de que las conozcamos se puede ir directamente al plan de cuentas.
2. Una vez identificada la cuenta contable, ésta debe tener marcada «Permitir Conciliación».
3. Podemos darle a Conciliar donde nos aparecerá una pantalla muy parecida a la del extracto bancario o a través de la opción Acción / Apuntes no conciliados
4. Solo tendríamos que marcar el apunte que hemos creado desde la conciliación bancaria y el apunte de la factura y darle a Acción / Conciliar asientos.

Desde la factura podemos ver que se ha realizado un pago y que el monto pendiente se ha reducido en la cuantía del pago realizado(la conciliación anterior)

Los modos de cobro/pago indican la forma que cobraremos a nuestros clientes o pagaremos a nuestros proveedores, respectivamente.

Podemos acceder por el menú Facturación -> Configuración -> Modos de pago:

De los campos a cumplimentar más importantes encontramos:

1. El método de pago que se utilizará, importante seleccionar el correcto ya que esto define en el tipo de operación (Facturación) que podrá usarse.
2. Se debe seleccionar el  diario de banco el cual debe estar correctamente configurado con la cuenta bancaria.
3. Determina los asientos contables que se tendrán en cuenta para utilizar este modo de pago.

Las Remesas u Órdenes SEPA es un mecanismo para la gestión de cobros a clientes mediante el cual, con solo subir un fichero al banco, éste se encarga de la gestión del cobro.

Para su correcto funcionamiento, es necesario realizar algunas configuraciones.

Podemos acceder por el menú Facturación -> Pagos -> Mandatos bancarios o por la ficha del propio cliente.

1. Se debe definir el Tipo (Genérico, Recurrente, Único) y la cuenta bancaria a la que se aplicará (En caso de utilizarse en un cobro la cuenta será la del cliente, si es un pago debe ser la de nuestra empresa).
2. Se debe adjuntar el fichero firmado por el cliente dándonos la autorización.
3. Aplicar sobre el botón Validar para que la remesa sea válida y pueda utilizarse.

Para ver cómo crear remesas puede consultar el apartado “Crear Remesas de varias facturas”.

Se puede hacer de varias maneras:

• Opción 1: Creando la Orden de cobro desde facturas:

1- Desde Facturación -> Ventas -> Facturas de clientes

2- Filtrar las facturas que quieres hacer la remesa (Por estado, cliente, fecha, etc)

3- Seleccionar la o las facturas que quieres hacer la remesa

4- Con esta acción se creará la Remesa (Orden de cobro) de todas las facturas seleccionadas. Tener en cuenta que todas deben tener el modo de pago “Cobro remesas banco (SEPA)” .

Si ya existe una Orden de Cobro en borrador, en vez de crearse una nueva se adjuntan las facturas seleccionadas a la existente.

• Opción 2: Importando las facturas desde la orden de cobro:

1- Desde Facturación -> Pagos -> Órdenes de cobro

2- Seleccionar el “Modo de pago” correcto según el tipo de remesa

1- Desde el formulario de la remesa dar clic en el botón de IMPORTAR APUNTES CONTABLES

2- De los filtros disponibles seleccionar por cuál se desea buscar las facturas

3- Se le da “añadir un elemento” y si el filtro ha funcionado saldrán todas las facturas que pueden ser remesadas.

Si se emite una factura a un cliente y es necesario por el motivo que sea, es necesario emitir una Factura Rectificativa.

Aunque se puede crear una Factura Rectificativa desde el menú de Facturación -> Ventas -> Rectificativas de cliente, lo correcto sería hacerlo desde la factura que queremos modificar:

Al pulsar sobre el botón EMITIR RECTIFICATIVA, se nos abrirá una ventana emergente con las opciones:

1.- El sistema permite la emisión de 3 tipos de facturas rectificativas:

• • Crear un borrador de rectificativa: Esta opción suele usarse cuando nos equivocamos en la cantidad o precio de una linea de la factura, se creará una factura rectificativa copia de la factura original la cual debemos modificar y dejar solo la diferencia. Por ejemplo: facturamos el servicio X, por un importe Y, nuestro cliente nos advierte del error y debemos rectificar. La factura original queda tal cual y se emite una rectificativa con la diferencia. Por lo tanto el cliente tendrá tanto la factura original como la factura rectificativa en sus manos y solo se le cobrará el importe correcto.
  • Cancelar: crear rectificativa y conciliar: Esta opción suele usarse cuando se emite una factura y el cliente la rechaza por el motivo que sea. Se emitirá una rectificativa cancelando la factura original completamente. El cliente tendrá en sus manos ambas facturas y no tendrá ninguna obligación de pago.
  • Modificar: emitir rectificativa, conciliar y crear una nueva factura en borrador: Es una combinación de las opciones anteriores, suele usarse cuando la factura original sufre varias modificaciones y es mejor deshacerla. Se cancelará la factura original emitiendo una factura rectificativa por el totalizado y se creará una nueva factura en borrador para que pueda ser modificada. En este caso, el cliente tendrá 3 facturas en sus manos.

2.- Motivo por el que se va a rectificar la factura en cuestión.

3.- Se debe introducir la fecha de la Factura Rectificativa y la Fecha en la que contablemente será registrada.

Cuando realizamos facturas recurrentes a nuestros clientes de productos o servicios la mejor manera es hacerlo usando la funcionalidad de Contratos.

Podemos acceder por el menú Facturación -> Ventas -> Contratos o desde la propia ficha del cliente.

Los campos a rellenar más importantes son:

1. Cliente: Será a la empresa que le facturamos con cierta recurrencia.
2. Se debe indicar cada cuánto (Repetir cada) y la recurrencia (Días, Mes, Año, etc). La fecha de inicio en la que el contrato comienza y en caso de conocerse cuando finaliza se debe indicar la “Fecha fin”.
3. Listado de productos o servicios que se facturarán recurrentemente.

Aunque las facturas se crearán automáticamente se puede hacer uso del botón “Crear facturas”.

El botón “Mostrar facturas recurrentes” nos permitirá visualizar todas las facturas creadas desde este contrato.

Las facturas pueden tener tres estados:

• Borrador. Se puede modificar cualquier valor de la factura como los conceptos, el cliente, el modo de pago, etc. También es posible cancelar una factura en este estado.
• Abierta. La factura está emitida y no se puede modificar. Está pendiente de pago, ya sea porque aún no se ha abonado o porque el recibo ha venido devuelto.
• Pagado. La factura ha sido abonada.

1. Datos relacionados con el cliente. Los plazos de pago modificarán la fecha de vencimiento de la factura.
2. Fecha de emisión de la factura. En la pestaña “Otra Información” encontramos la fecha contable que será la que se utilice para registrar el asiento contable. Por defecto la fecha de la factura y la fecha contable es la misma.
3. Productos y/o servicios que se desean facturar. En caso de que se desee llevar el control analítico se deberá introducir en el campo “Cuenta analítica“.
4. Una vez verifiquemos que una factura en borrador es correcta, pulsaremos el botón “Validar” y ésta pasará a estado “Abierta” y se le asignará un número de factura.

Las facturas emitidas (Abiertas) no se pueden modificar. En caso de querer anularlas será necesario emitir una factura rectificativa.

Desde la pantalla de inicio hacer clic varias veces en el logo de la empresa (imagen inferior derecha):

A continuación saldrá la pantalla de configuración del aparato, entrar en el apartado Usuarios:

Dentro del apartado de Usuarios os encontraréis un listado de los empleados de vuestra entidad y al lado del nombre de cada uno si ya tiene huella:

Tanto a los que ya tienen la huella definida como los que no, se la podéis definir dando sobre su nombre y siguiendo los pasos que se indican en la pantalla.

En primer lugar, el empleado debe tener permisos para poder fichar a través de la web. Estos permisos se los ha debido asignar un responsable o administrador de la entidad.

El empelado debe acceder al módulo de asistencias y al menú superior “Entrada/Salida”

Le aparecerá una ventana como la siguiente para registrar su entrada o su salida:

Para permitir a un empleado fichar a través de la aplicación web, tendremos que acceder a su ficha, pulsar en el botón PERMISOS y asignarle el permiso “Permitir asistencia web“.

A partir de entonces, el empleado podrá fichar a través de la web, accediendo al menú asistencias.

Para revisar mis fichajes diarios, simplemente accedemos al módulo de Asistencias -> Área personal -> Mi registro diario.

Aquí, cada empleado podrá ver sus fichajes y verificar que son correctos para que en caso de incidencia, pueda comunicárselo a su responsable.

Por defecto, muestra los fichajes del día de hoy. Si queremos ver los de otros días, simplemente tendremos que quitar el filtro “Hoy” en el buscador.

Entiéndase por Búsqueda Avanzada cuando queremos filtrar la información según datos de otros formularios con los que está relacionada; como el caso de beneficiarios, que se relacionan con las actividades.

En este caso, las búsquedas por defecto no son suficientes y por ellos les he habilitado este nuevo tipo de búsqueda, os explico:

Paso 1:

Paso 2:

1. Permite navegar por todas las relaciones hasta el campo que deseamos filtrar. En este ejemplo hemos ido a las actividades del beneficiario y posteriormente a la actividad para filtrar por el nombre.
2. Operación del filtro. Pueden ser varios: Es igual, no es igual, contiene, no contiene, etc.
3. Texto por el que vamos a filtrar.

Un ejemplo podrías ser:

Con el rol de Permisos de Acceso o Ajustes de la categoría Administración accedemos al menú Ajustes -> Edición masiva -> Edición masiva donde podremos crear o editar una existente:

Donde deberemos cumplimentar los siguientes campos:

1. Nombre de la acción
2. Modelo al que se le desea hacer la acción. Por ejemplo: Contactos, Pedidos de Venta, Calendario, etc.
3. Campos del modelo que se desean editar. Por ejemplo: provincia, etiquetas de un contacto.
4. Hay que darle a este botón para que la acción esté disponible para su uso.

Ejemplo de edición masiva de Etiquetas de Contactos:

Nota: Cuando deseemos que no esté disponible esta acción solo tendríamos que darle al botón “Quitar Botón de Acción”.

Para aplicar la acción solo tendríamos que:

Paso 1: Seleccionar los contactos

Paso 2: Aplicar la acción

1. Acción a realizar: Modificar, Eliminar o Adicionar.
2. Selección de las Etiquetas.

Podemos exportar los datos de cualquier modelo del sistema siguiendo estos pasos:

Paso 1: Vamos al módulo deseado, por ejemplo el de empleados

Paso 2: Nos posicionamos en la vista de tipo lista

Paso 3: Seleccionamos del listado los elementos que deseamos exportar. Recordad que podemos hacer filtros para quedarnos solo con los deseados.

Paso 4: Una vez seleccionados los elementos, damos en Acción -> Exportar

Paso 5: En la ventana emergente elegimos los campos que deseemos, por ejemplo nombre y PIN.

Paso 6: Marcamos el formato del fichero CSV o Excel  y pulsamos en EXPORTAR A FICHERO.

Esta funcionalidad permite exportar de forma sencilla toda la información visible en el listado de cualquier modelo:

Estando en la vista de tipo lista (1), podéis marcar todos o los elementos (2) que queráis y posteriormente darle al icono (3) que os exportará en una hoja de cálculo todos los elementos seleccionados.

El primer paso es disponer de la base de datos de beneficiarios.

Para ello, será necesario crear cada ficha manualmente o importarla desde un fichero csv desde el menú “Beneficiarios”.

Para que un beneficiario esté visible desde el módulo de facturación, es necesario que en
la pestaña “Facturación” de su ficha, esté marcada la opción “¿Es un cliente?”.

Para crear un nuevo Cliente debemos acceder por alguno de los siguientes menú:

• Facturación -> Ventas -> Clientes
• Ventas -> Pedidos -> Clientes

Estas serán las empresas a las que podremos venderle nuestros productos o servicios.

De igual forma, podemos crear nuestros Proveedores accediendo por alguno de los siguientes menú:

• Facturación -> Compras -> Proveedores
• Compras -> Compra -> Proveedores

Estas serán las empresas a las que podremos comprarle productos o servicios.

Si a una misma empresa le compramos determinados productos o servicios y le vendemos otros, no es necesario darle de alta dos veces, solo tenemos que marcar las opciones:

Para crear un nuevo producto debemos acceder por alguno de los siguientes menú:

• Facturación -> Ventas -> Productos vendibles
• Ventas -> Catálogo -> Productos

Estos serán los productos que podrán venderse tanto en pedidos puntuales como desde la web.

También se da la posibilidad de crearlos durante el proceso de venta o facturación a clientes.

También se pueden crear productos comprables accediendo por alguno de los siguientes menú:

• Facturación -> Compras -> Productos vendibles
• Compras -> Compra -> Productos

Como su nombre lo indica, estos son los productos que compraremos para consumir por ejemplo, material de oficina, electricidad, etc.

Si hacemos ventas de productos que a su vez compramos a nuestros proveedores no es necesario crear dos productos, solo tenemos que marcar las opciones:

Con el rol de Permisos de Acceso o Ajustes de la categoría Administración accedemos al menú Ajustes -> Usuarios y compañías -> Usuarios donde se listarán los usuarios existentes y podremos crear uno nuevo.

Dentro del formulario de un usuario encontramos la pestaña Permisos de acceso donde se agrupan los roles en 4 grupos:

1. Permisos de aplicaciones: En este grupo se listan por cada aplicación instalada los accesos a varios niveles que podemos asignar a un usuario.
2. Configuración técnica: En este grupo se listan un grupo de roles que dan mayor acceso a funcionalidades de cada aplicación.
3. Permisos extra: En este grupo se listan algunos roles extras para funcionalidades específicas.
4. Otros derechos adicionales: En este grupo se listan algunos roles adicionales para funcionalidades muy específicas.

Por ejemplo, en la aplicación de Empleados:

• Empleado: Puede revisar sus asistencias y solicitar ausencias como las vacaciones. También podrás visualizar su ficha de empleado.
• Empleado RRHH: Puede aprobar o rechazar ausencias y revisar sus asistencias.
• Responsable: Puede validar o rechazar ausencias y corregir asistencias.

También podemos acceder al menú Ajustes -> Usuarios y compañías -> Grupos, solo si estamos en la vista de desarrollador y ver todos los permisos de cada uno de los grupos:

• En la pestaña de usuario se pueden asignar directamente a todos los usuarios que queramos asignar dicho grupo.
• Un grupo es equivalente a cada rol de los que se muestran en la ficha del usuario.

Cada empleado puede solicitar una asignación de Ausencia (o permiso) que deberá ser aprobado por su superior o jefe de departamento.

Esta asignación le posibilitará una “bolsa” de tiempo que podrá ir consumiendo hasta agotarse.

Para ello deberá:

1. Ir al menú Ausencias -> Mis ausencias -> Petición de asignación,
2. Crear una nueva asignación y rellenar los campos del formulario indicando Tipo de Ausencia y Duración.

En el caso de que la asignación la esté creando un Responsable de RRHH, deberá indicar además el empleado al que se la desea asignar o el departamento, en caso de ser una asignación común.

Una vez completado el formulario, pulsamos en GUARDAR y APROBAR.

Con el rol de Responsable del módulo de Ausencias accedemos al menú Ausencias -> Configuración y creamos un nuevo tipo de ausencia:

Rellenamos las opciones de configuración:

• Tipo de ausencia. Nombre descriptivo de la ausencia, por ejemplo Vacaciones 2020.
• Aplicar doble validación. La ausencia tendrá que ser aprobada por Responsable o Responsable de Departamento y validada por el Responsable de RRHH.
• Permitir sobrepasar el límite. Permitirá solicitar días de ausencia sin límite. En el caso de las vacaciones o de los permisos por nacimiento de hijos, matrimonio, etc., esta opción deberá estar desmarcada para hacer un correcto seguimiento de los días asignados vs los disponibles.
• Aprobación automática. Se utiliza para auto-aprobar las ausencias en el momento en el que se solicitan. Puede ser útil para ausencias del tipo reunión fuera de la oficina o similares.
• Excluir los días de descanso. Si esta opción está marcada, se excluirán del cómputo de días de ausencias aquellos en los que el empleado no los tenga como laborables (por ejemplo los domingos). En el caso de ausencias que computen los días naturales, esta opción deberá estar desmarcada.
• Calcular días completos. Para aquellas ausencias que obligatoriamente se computen como días completos se deberá marcar esta opción. Para aquellas que sean por horas, deberá estar desmarcada.
• Mostrar en dispositivo. Si esta opción está marcada, la ausencia aparecerá en el dispositivo de huellas o en la app, lo que permitirá solicitar ausencias directamente desde el dispositivo o la app.
• Exclude Public Holidays. Si esta opción está marcada, no computan los festivos dados de alta en el Calendario Laboral.
• Justificante obligatorio: Si esta opción está marcada no se podrá solicitar una ausencia si no se adjunta un justificante.
• Para aprobar requiere justificante: Si esta opción está marcada no se podrá aprobar una solicitud de ausencia si no se ha adjuntado un justificante.

Si la ausencia ha sido configurada:

1. Una sola validación: El responsable directo del empleado o de su departamento debe aprobar la ausencia.
2. Doble validación: Una vez aprobada la ausencia quedará pendiente de validación por un responsable de RRHH.

Se debe ir por el menú Ausencias -> Ausencias por aprobar -> Ausencia:

El responsable superior podrá ver todas las ausencias desde el menú Ausencias por aprobar y Validarlas o Rechazarlas, así como añadir comentarios adicionales.

Cada empleado puede solicitar sus ausencias y, en función de la configuración de cada tipo de ausencia, ésta requerirá una o dos aprobaciones.

El empelado debe seguir los siguientes pasos:

1. Accede a Mis ausencias -> Peticiones de ausencia,

2. Escoger el rango de fechas que desea ausentarse,

3. Rellenar campos del formulario entre ellos, el tipo de ausencia en el cual se indicará el tiempo disponible,

4. Indicar la fecha de inicio y fin del período de vacaciones

Una vez el empleado ha solicitado las vacaciones, llegará una notificación a su responsable.

Esta notificación llegará en el propio sistema o mediante un correo electrónico, en función de como tenga el usuario configuradas las notificaciones.