AYUDA #MIENTIDAD

Calendario Laboral

  • Registrar el Calendario Laboral Anual

    Para el correcto cálculo del cómputo de horas trabajadas es necesario registrar los festivo anuales. Para ello, con perfil de responsable es necesario acceder a Ausencias -> Calendario laboral y crear uno para el año en curso.

    En primer lugar tendremos que indicar el año del calendario y el país.

     

     

    Posteriormente, tendremos que registrar cada uno de los festivos del año, indicando el día y el nombre. En el caso de que se trate de un festivo local o provincial, deberemos indicarlo en las provincias relacionadas. Si se le indica a un día festivo una provincia, solo se le aplicará a los empleados cuyo centro de trabajo esté en esa provincia.

    En el caso de que no se especifique ninguna provincia, el día festivo se aplicará a todos los empleados.

  • Empleados

  • Configurar el Horario de Trabajo de un Empleado

    En primer lugar será necesario crear el horario.

    Éste puede ser general, compartido por varios empleados o departamentos o individual para un empleado concreto.

    Para ello, accedemos a Empleados -> Gestión Horaria -> Horarios, creamos un nuevo horario y establecemos la hora de inicio y fina y los días de la semana a los que aplica.

     

     

    En el caso de que ese horario aplique a un rango de fechas concretas habrá que especificarlo en los campos fecha inicio y fecha fin.

    Es importante asegurarse de que todos los días en los que el empleado trabaje estén cubiertos.

    Una vez hemos creado el horario debemos asignárselo a los empleados, para ello accedemos a su ficha y lo seleccionamos desde el campo «Working Hours».

  • Configurar Permisos de Empleados

    Los permisos de los empleados solo pueden ser modificados por un responsable de la entidad.

    Para ello, se debe acceder a la ficha del empleado y pulsar el botón PERMISOS:

    A continuación, se indican los permisos recomendados para cada perfil y las acciones permitidas.

    • Empleado. Puede revisar sus asistencias y solicitar ausencias como las vacaciones.
      • Módulo empleado -> Permiso empleado
      • Módulo ausencias -> Permiso vacío
      • Módulo asistencias -> Permiso asistencia manual
    • Responsable primer nivel. Puede aprobar o rechazar ausencias y revisar sus asistencias.
      • Módulo empleado -> Permiso Empleado RRHH
      • Módulo ausencias -> Permiso Empleado RRHH
      • Módulo asistencias -> Permiso asistencia manual
    • Responsable segundo nivel. Puede validar o rechazar ausencias y corregir asistencias.
      • Módulo empleado -> Permiso responsable
      • Módulo ausencias -> Permiso responsable
      • Módulo asistencias -> Permiso responsable

  • Registrar un Empleado

    Para dar de alta a un empleado nos iremos al menú Empleados y pulsaremos en el botón CREAR.

    En la siguiente ficha podremos rellenar la información del empleado, como su responsable, el departamento o su teléfono. Únicamente es obligatorio su nombre y el correo electrónico.

     

     

    Una vez que le demos a guardar, se le enviará un correo electrónico de invitación al empleado para poder entrar en la aplicación.

  • Facturación

  • Conciliar Pagos Parciales de Facturas

    Si se recibe desde el banco un extracto donde una de sus transacciones es el cobro o el pago de varias facturas de cliente o proveedor respectivamente y todos ellos están fraccionados, es decir, la transacción refleja el cobro o el pago de varias facturas de forma parcial.

    Para dar respuesta a esta peculiaridad se propone seguir los siguientes pasos:

    Paso 1: Conciliar la transacción desde el extracto bancario

     

     

    1. Clic sobre el triangulo que te señalado en la imagen.
    2. Introducir la cuenta de cliente o proveedor (la misma que la de la factura) y el importe fraccionado de la factura. Es importante que en la descripción se ponga la referencia de la factura que se está cobrando o pagando pues será de mucha ayuda posteriormente.

    Estos dos pasos por cada factura fraccionada hasta cubrir el 100% del importe de la transacción.

    Si todas las facturas tienen la misma cuenta solo tenéis que hacer los pasos anteriores una única vez.

    ¿Hasta ahora qué se ha hecho? Pues se ha movido el dinero de banco para la cuenta o las cuentas de cliente o proveedor y solo nos queda conciliar las facturas.

    Paso 2: Conciliar las facturas

    1. Se debe entrar a cada una de las facturas cobradas o pagadas para identificar las cuentas contables que debemos conciliar. En caso de que las conozcamos se puede ir directamente al plan de cuentas.
    2. Una vez identificada la cuenta contable, ésta debe tener marcada «Permitir Conciliación».
    3. Podemos darle a Conciliar donde nos aparecerá una pantalla muy parecida a la del extracto bancario o a través de la opción Acción / Apuntes no conciliados
    4. Solo tendríamos que marcar el apunte que hemos creado desde la conciliación bancaria y el apunte de la factura y darle a Acción / Conciliar asientos.

     

    Desde la factura podemos ver que se ha realizado un pago y que el monto pendiente se ha reducido en la cuantía del pago realizado(la conciliación anterior)

  • Fichaje

  • Fichar a Través de la Web

    En primer lugar, el empleado debe tener permisos para poder fichar a través de la web. Estos permisos se los ha debido asignar un responsable o administrador de la entidad.

    El empelado debe acceder al módulo de asistencias y al menú superior «Entrada/Salida»

    Le aparecerá una ventana como la siguiente para registrar su entrada o su salida:

     

     

  • Habilitar el Fichaje Web

    Para permitir a un empleado fichar a través de la aplicación web, tendremos que acceder a su ficha, pulsar en el botón PERMISOS y asignarle el permiso «Permitir asistencia web«.

     

     

     

    A partir de entonces, el empleado podrá fichar a través de la web, accediendo al menú asistencias.

  • Revisar mis Fichajes

    Para revisar mis fichajes diarios, simplemente accedemos al módulo de Asistencias -> Área personal -> Mi registro diario.

    Aquí, cada empleado podrá ver sus fichajes y verificar que son correctos para que en caso de incidencia, pueda comunicárselo a su responsable.

    Por defecto, muestra los fichajes del día de hoy. Si queremos ver los de otros días, simplemente tendremos que quitar el filtro «Hoy» en el buscador.

  • Herramientas

  • Búsquedas avanzadas

    Entiéndase por Búsqueda Avanzada cuando queremos filtrar la información según datos de otros formularios con los que está relacionada; como el caso de beneficiarios, que se relacionan con las actividades.

    En este caso, las búsquedas por defecto no son suficientes y por ellos les he habilitado este nuevo tipo de búsqueda, os explico:

    Paso 1:

    Paso 2:

    1. Permite navegar por todas las relaciones hasta el campo que deseamos filtrar. En este ejemplo hemos ido a las actividades del beneficiario y posteriormente a la actividad para filtrar por el nombre.
    2. Operación del filtro. Pueden ser varios: Es igual, no es igual, contiene, no contiene, etc.
    3. Texto por el que vamos a filtrar.

     

    Un ejemplo podrías ser:

  • Edición masiva

    Con el rol de Permisos de Acceso o Ajustes de la categoría Administración accedemos al menú Ajustes -> Edición masiva -> Edición masiva donde podremos crear o editar una existente:

    Donde deberemos cumplimentar los siguientes campos:

    1. Nombre de la acción
    2. Modelo al que se le desea hacer la acción. Por ejemplo: Contactos, Pedidos de Venta, Calendario, etc.
    3. Campos del modelo que se desean editar. Por ejemplo: provincia, etiquetas de un contacto.
    4. Hay que darle a este botón para que la acción esté disponible para su uso.

    Ejemplo de edición masiva de Etiquetas de Contactos:

    Nota: Cuando deseemos que no esté disponible esta acción solo tendríamos que darle al botón «Quitar Botón de Acción».

    Para aplicar la acción solo tendríamos que:

    Paso 1: Seleccionar los contactos

    Paso 2: Aplicar la acción

    1. Acción a realizar: Modificar, Eliminar o Adicionar.
    2. Selección de las Etiquetas.

  • Exportar información

    Esta funcionalidad permite exportar de forma sencilla toda la información visible en el listado de cualquier modelo:

    Estando en la vista de tipo lista (1), podéis marcar todos o los elementos (2) que queráis y posteriormente darle al icono (3) que os exportará en una hoja de cálculo todos los elementos seleccionados.

  • Roles

  • Configurar Roles de Usuario

    Con el rol de Permisos de Acceso o Ajustes de la categoría Administración accedemos al menú Ajustes -> Usuarios y compañías -> Usuarios donde se listarán los usuarios existentes y podremos crear uno nuevo.

     

     

    Dentro del formulario de un usuario encontramos la pestaña Permisos de acceso donde se agrupan los roles en 4 grupos:

    1. Permisos de aplicaciones: En este grupo se listan por cada aplicación instalada los accesos a varios niveles que podemos asignar a un usuario.
    2. Configuración técnica: En este grupo se listan un grupo de roles que dan mayor acceso a funcionalidades de cada aplicación.
    3. Permisos extra: En este grupo se listan algunos roles extras para funcionalidades específicas.
    4. Otros derechos adicionales: En este grupo se listan algunos roles adicionales para funcionalidades muy específicas.

    Por ejemplo, en la aplicación de Empleados:

    • Empleado: Puede revisar sus asistencias y solicitar ausencias como las vacaciones. También podrás visualizar su ficha de empleado.
    • Empleado RRHH: Puede aprobar o rechazar ausencias y revisar sus asistencias.
    • Responsable: Puede validar o rechazar ausencias y corregir asistencias.

    También podemos acceder al menú Ajustes -> Usuarios y compañías -> Grupos, solo si estamos en la vista de desarrollador y ver todos los permisos de cada uno de los grupos:

     

     

     

    • En la pestaña de usuario se pueden asignar directamente a todos los usuarios que queramos asignar dicho grupo.
    • Un grupo es equivalente a cada rol de los que se muestran en la ficha del usuario.

  • Vacaciones

  • Asignar Días de Vacaciones (o Permisos) a los Empleados

    Cada empleado puede solicitar una asignación de Ausencia (o permiso) que deberá ser aprobado por su superior o jefe de departamento.

    Esta asignación le posibilitará una «bolsa» de tiempo que podrá ir consumiendo hasta agotarse.

    Para ello deberá:

    1. Ir al menú Ausencias -> Mis ausencias -> Petición de asignación,
    2. Crear una nueva asignación y rellenar los campos del formulario indicando Tipo de Ausencia Duración.

    En el caso de que la asignación la esté creando un Responsable de RRHH, deberá indicar además el empleado al que se la desea asignar o el departamento, en caso de ser una asignación común.

    Una vez completado el formulario, pulsamos en GUARDAR y APROBAR.

  • Configurar Tipo de Ausencias

    Con el rol de Responsable del módulo de Ausencias accedemos al menú Ausencias -> Configuración y creamos un nuevo tipo de ausencia:

    Rellenamos las opciones de configuración:

    • Tipo de ausencia. Nombre descriptivo de la ausencia, por ejemplo Vacaciones 2020.
    • Aplicar doble validación. La ausencia tendrá que ser aprobada por Responsable o Responsable de Departamento y validada por el Responsable de RRHH.
    • Permitir sobrepasar el límite. Permitirá solicitar días de ausencia sin límite. En el caso de las vacaciones o de los permisos por nacimiento de hijos, matrimonio, etc., esta opción deberá estar desmarcada para hacer un correcto seguimiento de los días asignados vs los disponibles.
    • Aprobación automática. Se utiliza para auto-aprobar las ausencias en el momento en el que se solicitan. Puede ser útil para ausencias del tipo reunión fuera de la oficina o similares.
    • Excluir los días de descanso. Si esta opción está marcada, se excluirán del cómputo de días de ausencias aquellos en los que el empleado no los tenga como laborables (por ejemplo los domingos). En el caso de ausencias que computen los días naturales, esta opción deberá estar desmarcada.
    • Calcular días completos. Para aquellas ausencias que obligatoriamente se computen como días completos se deberá marcar esta opción. Para aquellas que sean por horas, deberá estar desmarcada.
    • Mostrar en dispositivo. Si esta opción está marcada, la ausencia aparecerá en el dispositivo de huellas o en la app, lo que permitirá solicitar ausencias directamente desde el dispositivo o la app.
    • Exclude Public Holidays. Si esta opción está marcada, no computan los festivos dados de alta en el Calendario Laboral.
    • Justificante obligatorio: Si esta opción está marcada no se podrá solicitar una ausencia si no se adjunta un justificante.
    • Para aprobar requiere justificante: Si esta opción está marcada no se podrá aprobar una solicitud de ausencia si no se ha adjuntado un justificante.

  • Gestionar Solicitud de Ausencia

    Si la ausencia ha sido configurada:

    1. Una sola validación: El responsable directo del empleado o de su departamento debe aprobar la ausencia.
    2. Doble validación: Una vez aprobada la ausencia quedará pendiente de validación por un responsable de RRHH.

    Se debe ir por el menú Ausencias -> Ausencias por aprobar -> Ausencia:

    El responsable superior podrá ver todas las ausencias desde el menú Ausencias por aprobar y Validarlas o Rechazarlas, así como añadir comentarios adicionales.

  • Solicitar Días de Vacaciones

    Cada empleado puede solicitar sus ausencias y, en función de la configuración de cada tipo de ausencia, ésta requerirá una o dos aprobaciones.

    El empelado debe seguir los siguientes pasos:

    1. Accede a Mis ausencias -> Peticiones de ausencia,

    2. Escoger el rango de fechas que desea ausentarse,

    3. Rellenar campos del formulario entre ellos, el tipo de ausencia en el cual se indicará el tiempo disponible,

    4. Indicar la fecha de inicio y fin del período de vacaciones

     

     

    Una vez el empleado ha solicitado las vacaciones, llegará una notificación a su responsable.

    Esta notificación llegará en el propio sistema o mediante un correo electrónico, en función de como tenga el usuario configuradas las notificaciones.